Dispustaka Enrekang melalui Bidang Kearsipan menyambangi Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kabupaten Enrekang, Rabu (7/4/2021). Kunjungan tersebut dalam rangka pembinaan unit kearsipan yang ada di lingkup DPMPTSP Enrekang. Dalam kesempatan itu, tim pembinaan kearsipan yang didampingi oleh Sekretaris Dispustaka Enrekang diterima langsung oleh Sekretaris DPMPTSP Kaswian.
Sekretaris Dispustaka H. Agus menyampaikan penghargaan dan terima kasih kepada DPMPTSP atas inisiatifnya karena bersemangat mengelola unit kearsipan. Beberapa hal yang disampaikan dalam pembinaan tersebut, di antaranya amanah undang-undang yang telah ditindaklanjuti oleh Peraturan Daerah Nomor 3 Tahun 2018 Tentang Penyelengaraan Kearsipan memberikan Dispustaka Enrekang tugas untuk melakukan pembinaan di setiap organisasi perangkat daerah (OPD).
“Unit kearsipan yang baik, ketika kurang dari 5 menit arsip didapat. Tapi kalau petugasnya kasat-kusut mencari, lalu ia tak dapatkan, maka arsipnya belum dikelola dengan baik. Jadi indikator arsip yang baik dapat ditemukan dengan waktu yang singkat,” ujar H. Agus dalam pengantar materi pembinaan kearsipan di ruang pertemuan DPMPTSP Enrekang.
Lebih lanjut, ia juga menambahkan bahwa terdapat arsip tertentu yang bisa dimusnahkan pada waktunya, sehingga arsip tidak mengambil ruang, tentu dengan mengikuti tata acara dan persyaratan dalam pemusnahan arsip. Termasuk ada arsip tertentu yang tidak lagi disimpan di sini kalau sudah masuk pada tahapan tertentu, karena itu harus diserahkan ke lembaga kearsipan daerah.
Unit kearsipan di DPMPTSP baru saja terbentuk dan memiliki SK. Untuk itu, para pengelolanya penting untuk mendapatkan pembinaan agar penyusunan dan pemberkasan yang selama ini belum sesuai prosedur dapat dibenahi. Karena itu, Arsiparis Nur Alam pun menguraikan secara spesifik mengenai 5 tugas dan fungsi dari unit kearsipan yang ada di OPD. Setelah itu, ia pun mendampingi para pengelola unit kearsipan melakukan praktik cara menangani arsip yang ada di DPMPTSP.
“Mengenai arsip yang sudah tertata baik, siapa pun yang mencarinya bisa menemukannya. Jika hanya yang menyimpannya yang mengetahui suatu arsip, maka cara penyimpanannya belum bersifat umum. Karena itu, kami akan menjelaskan bagaimana cara arsip yang disimpan itu bisa ditemukan oleh siapa pun,” ujarnya.
Di akhir kegiatan pembinaan, Sekdis DPMPTSP Kaswian menyampaikan terima kasih dari Tim Kearsipan karena bisa memenuhi undangan untuk mendapatkan pembinaan dan bimbingan teknis kearsipan. Menurutnya bimbingan tersebut akan membantu dalam menertibkan arsip dalam bidang layanan, karena penyelengaraan pemerintahan yang baik itu harus di back-up oleh arsip yang tertib dan memadai. “Teman-teman yang kita sudah dibimbing, saya lihat antusias dan memahami, dan mudah-mudahan bisa menyelesaikan persoalan kearsipan ke depan”, tutupnya.