Pengelolaan arsip dinamis aktif dan inaktif dilaksanakan bertujuan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah sebagaimana yang diamanatkan UU 43 Tahun 2009. Hal inilah yang dilaksanakan oleh Arsiparis dan staff bidang Kearsipan Dispustaka Enrekang di Bagian Kesra Kantor Sekretariat Daerah pada Selasa, 29 Juli 2021.
Pada kesempatan tersebut, Arsiparis Dispustaka Enrekang memberikan pemahaman bahwa untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pada pencipta arsip maka perlu memiliki 4 pilar dalam tata kearsipan di antaranya Tata Naskah Dinas yang merupakan pedoman yang di dalamnya mengatur tentang jenis, format, pengabsahan yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Pilar berikutnya yaitu klasifikasi Arsip sebagai pedoman dalam pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa unit informasi kearsipan, dan untuk jadwal retensi arsip yang harus dimiliki sebagai pedoman dalam pemusnahan arsip. Selain itu, pilar Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip siapa saja yang bisa mengakses arsip tersebut
Dalam mendukung penataan arsip diperlukan sarana dan prasarana kearsipan yang memadai dengan pengadaan filling kabinet dan lemari arsip serta arsip yang memiliki retensi di atas 10 tahun wajib diserahkan ke Lembaga Kearsipan Kabupaten (Dinas Perpustakaan dan Kearsipan) sebagai lembaga pembina yang ada pada pemerintah daerah.
Dalam kesempatan tersebut, Kabag Kesra H. Agus menyampaikan bahwa adanya pendampingan penataan arsip di Bagian Kesra, bisa menjadi contoh pada bagian lain yang ada di Sekretariat Daerah bahwa arsip yang tertata dengan baik akan mudah dan cepat ditemukan saat membutuhkan dan juga akan terhindar dari masalah-masalah hukum, karena arsip telah disimpan sebagai informasi yang dibutuhkan oleh para pemeriksa baik itu administrasi maupun keuangannya.
“Pentingnya penataan arsip ini juga untuk menghindari tumpukan berkas yang tidak teratur, mudah menemukan bila diperlukan, menata ruang kerja menjadi lebih rapi, meningkatkan semangat kerja, dan lainnya,” terang H. Agus Kabag Kesra.
Arsiparis Nur Alam menyampaikan pentingnya dilakukan pemusnahan agar arsip tidak menumpuk dan mengambil tempat di gudang. Karena itu ia bersama rekan-rekannya memberikan tutorial cara melakukan penataan dan menjelaskan pengolahan dan penataan arsip langsung kepada pegawai yang ada di Bagian Kesra.