Dalam penyelengaraan pemerintahan, arsip memiliki peran penting dan merupakan hal sentral dalam organisasi pemerintah. Arsip merupakan bagian yang tak boleh diabaikan dalam manajemen pemerintahan dan pembangunan daerah karena akan menjadi rujukan dan memori kolektif daerah yang juga menunjukkan jati diri dari suatu daerah. Pengelolaan arsip harus dapat dijalankan dengan baik di 0rganisasi Perangkat Daerah (OPD) karena juga akan menunjukkan komitmen tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis, dan terpercaya.
Untuk mewujudkan hal itu dapat terwujud di setiap Organisasi Perangkat Daerah di Kabupaten Enrekang, maka Dispustaka Enrekang mengadakan Rapat Koordinasi Kearsipan pada Selasa (19/1/2021) melalui Zoom Meeting. Rakor ini mengundang para Sekretaris OPD dan Kantor Kecamatan se-Kabupaten Enrekang yang memang terkait langsung dengan aktivitas penciptaan arsip di OPD.
Kepala Dispustaka Enrekang Arlansyah dalam sambutannya menyampaikan bahwa Organisasi Perangkat Daerah mempunyai kewajiban membentuk unit kearsipan dengan memperhatikan 4 pilar kearsipan yakni tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis. “Kita mengharapkan kesamaan visi dan persepsi terhadap penanganan tertib administrasi di bidang kearsipan dan harus ditumbuhkembangkan dengan adanya unit kearsipan di setiap OPD”, harap Arlansyah dalam materi yang ia sampaikan selepas sambutan.
Sementara itu, Kepala Bidang Pengelolaan Arsip Syaharuddin pada materinya, ia memaparkan pengelolaan arsip dinamis dan nilai guna arsip dalam penyelengaraan pemerintahan. Menurutnya, OPD perlu memahami nilai guna arsip seperti nilai guna pada aspek hukum, administrasi, sejarah, ilmiah dan keuangan. Dan untuk mengetahui nilai guna tersebut maka diperlukan sebuah penilaian arsip, di mana kita akan menganalisis kumpulan arsip untuk ditentukan nilai gunanya dan dalam pelaksanaannya didasarkan pada kaidah hukum yang berlaku dan kepentingan publik. “Jadi proses penilaian arsip ini akan terkait dengan unit kearsipan, misalnya bila arsip status dan fungsinya dari aktif menjadi inaktif, maka arsip tersebut harus dipindahkan dari CTU/Unit Pengolah kepada ITU/ Unit Kearsipan” papar Syaharuddin.
Berkaitan dengan pengelolaan arsip, Arsiparis Dispustaka Nur Alam juga secara teknis memberikan ilustrasi pengolahan arsip sampai kepada penyusutan arsip. Baginya, pengelolaan arsip juga membutuhkan ketelitian dan ketekunan karena prosesnya sampai pada menilai informasi hingga dapat menentukan status dan nilai guna dari suatu arsip. Karena itu, dibutuhkan unit kearsipan dalam OPD yang akan menangani arsip. “Pengeloaan arsip ini sesuai dengan nawa cita untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif dan terpercaya”, tutupnya.